Die Cost-of-Vacancy bei der Personalplanung zu berücksichtigen ist für viele Unternehmen ein Buch mit sieben Siegeln. Es bleibt für immer verschlossen und trägt damit zu einer Verlangsamkeit der Geschäftsentwicklung bzw. Wachstums bei. Was es genau mit der Cost-of-Vacancy auf sich hat und weshalb es sich lohnt, diese stets bei der Personalplanung mit zu berücksichtigen, erklären wir in diesem Artikel.
Haben Sie sich schon einmal gefragt, was Sie eine Stelle kostet, die Sie unbesetzt lassen? Nein? Keine Sorge, diese Betrachtung ist auch den meisten anderen Unternehmen fremd! Sie befassen sich häufig nur mit den direkten Kosten einer zu besetzenden Stelle, beispielsweise für Stellenanzeigen, Active Sourcing und/oder Personalvermittler.
Dabei kann die Cost-of-Vacancy (CoV) Betrachtung für Budgetgespräche mit der Geschäftsführung und dem Fachbereich ein echter „Türöffner“, also ein schlagkräftiges Argument für mehr Personalmarketing-Budget, sein.
Die CoV berücksichtigt alle direkten und indirekten Kostenaspekte, auch entgangener Umsatz und Gewinn bei einer Stelle, die unbesetzt bleiben soll. Sie macht nicht „Halt“ vor jeglicher Art von Funktion. Das kann ein Projekt Manager sein, der nicht eingestellt wird und es zu einer verspäteten Projektabwicklung und zu Vertragsstrafen kommt. Fehlende Ingenieure, Handwerker oder Software-Entwickler, welche die Produktion von Maschinen, die Abwicklung von Aufträgen und Erstellung wichtiger Software-Anwendungen aufhalten. Oder die unbesetzte Vertriebsposition, die nicht für mehr Umsatz und Gewinn sorgen, oder die durch ihren Wegfall die Betreuungsqualität der Bestandskunden nicht aufrecht erhalten kann und damit für Unzufriedenheit beim Kunden sorgt. Die Liste der Auswirkungen kann beliebig erweitert werden. In Summe führt eine hohe Zahl unbesetzter Stellen mittel- bis langfristig zu einer Mehrbelastung der bestehenden Belegschaft und zu krankheitsbedingten Ausfällen, einer erhöhten Fluktuation durch unzufriedene Mitarbeiter sowie zu unzufriedenen Kunden und einem drohenden Umsatzverlust.
Für eine gute Argumentationsgrundlage für mehr Budget fürs Recruiting oder Personalmarketing sind schlagkräftige Argumente nötig. Hier ist CoV ein guter Hebel, um Budgetentscheider zu überzeugen. Jeder intelligente Entscheider wird bei Vorlage eines drohenden Umsatz- und Gewinnverlusts bei Nichtbesetzung einer Stelle schnell verstehen, weshalb gerade hier investiert werden sollte.
Es gibt unterschiedliche Methoden zur Berechnung der CoV. Wir möchten es an dieser Stelle nicht so kompliziert werden lassen und in unterschiedlich komplexe Formeln und Berechnungsmöglichkeiten einsteigen. Lassen Sie uns daher anhand eines einfachen Rechenbeispiels für eine umbesetzte Vertriebsposition eine „Orientierungshilfe“ für die Cost-of-Vacancy finden. Am Schluss dieses Blogartikels haben wir Links zu Quellen beigefügt, die wir bei unserer Recherche zu diesem Blogartikel gefunden haben und die weitere interessante Betrachtungsweisen und Formeln zur Berechnung der CoV beinhalten.
Nun zu unserem Rechenbeispiel:
Nehmen wir an, ein durchschnittlich erfolgreicher Vertriebsmitarbeiter in einem mittelständischen IT-Unternehmen mit 2.000 Mitarbeitern erwirtschaftet mit Bestands- und/oder Neukunden ein Umsatzwachstum in Höhe von 1,2 MEURO pro Jahr. Dies ergibt bei linearer Betrachtung einen Umsatzzuwachs von 100 TEURO pro Mitarbeiter und Monat. Wird eine Stelle im Vertrieb sechs Monate nicht besetzt, kann es das Unternehmen auf das Gesamtjahr gesehen bis zu 600 TEURO an entgangenem Umsatz kosten, rechnet man ein verzögertes Umsatzwachstum durch die flachere Produktivitätskurve bedingt durch Onboarding in den ersten Wochen nach Dienstbeginn heraus. Diese Zahlen sind, wie gesagt, als eine Orientierung für die Erzeugung eines entsprechenden Mindsets im Unternehmen zu sehen.
Wir sind stets überrascht, wenn wir in Gesprächen mit Kunden auf die CoV für eine unbesetzte Stelle verweisen und die Kunden nach Ihrer Kenntnislage dieser KPI fragen. Tatsächlich ist diese Kennzahl selbst gestandenen HR Managern sehr häufig nicht geläufig. Zumindest wird sie aufgrund fehlender Werte häufig nicht näher in Betracht gezogen.
Dabei ist gerade diese Kennzahl eine sehr gute Argumentationsgrundlage für mehr Budget von der Geschäftsführung oder Fachbereichsleitung für effektive Maßnahmen im Recruiting respektive Personalmarketing. Wir raten daher zu einer Einbeziehung dieser Kennzahl in Budgetgespräche mit Entscheidern.
Einer unserer Kunden, ein Geschäftsführer Vertrieb eines bekannten IT-Systemhauses, sagte während eines Gesprächs zu uns: „Gute Vertriebler können wir nie genug haben, die bekommen wir immer untergebracht, da sie sich von selbst tragen!“ Wir denken, an dieser Aussage ist etwas Wahres dran. Und obwohl der Kunde dies aus rein vertrieblicher oder auch unternehmerischer Sicht gesagt hat und von CoV und Personalmarketing nur bedingt Ahnung hatte, hat er aus unserer Sicht die richtige Sichtweise für sein Unternehmen.
Unser Fazit ist, dass die Cost-of-Vacancy bei Entscheidungen für oder gegen eine Stellenbesetzung mehr Beachtung finden sollte. Speziell bei offenen Vertriebspositionen oder im Kundenservice macht es unserer Meinung derzeit wenig Sinn, Positionen unbesetzt zu lassen, um direkte Kosten zu sparen. Die Betreuungsqualität von Bestandskunden, die z.B. in Krisenzeiten besonders wichtig ist und bei einer Verschlechterung mittelfristig zu einem Umsatzrückgang führen kann, rechtfertigt in dieser Zeit durchaus die Investition in Neueinstellungen im Vertrieb und Kundenservice.
Quellen:
Cost of Vacancy – So viel kostet eine unbesetzte Stelle (von Henner Knabenreich)
Cost of Vacancy: Freie Stellen sind ein teurer Spaß